Bewaarplicht urenregistratie

23-08-2020

De urenstaten van uw werknemers zijn van enorm belang voor de controle van de loonadministratie. Door urenstaten te bewaren, wordt voldaan aan de bewaarplicht. Indien met dit niet doet leidt dit tot omkering en verzwaring van de bewijslast. Onlangs heeft rechtbank `s-Gravenhage dit bevestigd.

In deze zaak betrof het een agrarisch loonbedrijf en een uitzendbureau. Uit een boekenonderzoek bleek dat een groot deel van de werkbriefjes niet zijn bewaard. Bovendien werd vaak langer gewerkt dan in de loonadministratie was verwerkt. Omdat niet de vereiste aangifte was gedaan, is er sprake van omkering en verzwaring van de bewijslast. Hieraan kon echter niet worden voldaan zodat de inspecteur van de Belastingdienst een naheffingsaanslag heeft gebaseerd op een redelijke schatting.

Als u in een branche werkt met seizoensperioden of wisselende uren is het belangrijk dat u registraties van de (over)uren bewaart. De originele registraties dienen ter onderbouwing van de omvang van de arbeid en van de verwerking in de loonadministratie. Om te voorkomen dat uw bewijslast zwaarder wordt, dient u niet alleen de registraties te bewaren gedurende 7 jaren maar ook afspraken omtrent de uren en de arbeidstijden (schriftelijk) overeen te komen met uw werknemers. Deze stukken kunnen namelijk niet alleen door de Belastingdienst maar ook door de Arbeidsinspectie worden opgevraagd. Bij de verrichting van de werkzaamheden zult u ten allen tijden moeten voldoen aan deze Arbeidstijdenwet en de Cao.

Bron: vanoers.nl