Uren registreren
Medewerkers registreren gewerkte uren via Klokin.
Klokin export voor AFAS
Urenregistratie koppelen met AFAS via slimme exports
Registreer gewerkte uren, verlof, verzuim, meeruren en overuren in Klokin en exporteer deze gegevens in een formaat dat direct in AFAS kan worden ingelezen.
- Geen dubbele invoer
- Controle voor export
- Snellere salarisverwerking
Van registratie naar salarisverwerking
Laat Klokin en AFAS praktisch samenwerken
Gebruik Klokin voor urenregistratie en AFAS voor de verdere personeels- en salarisverwerking.
Medewerkers registreren hun uren in Klokin. Nadat de uren zijn gecontroleerd, maak je een exportbestand dat in AFAS kan worden ingelezen.
Zo hoef je gewerkte uren, overuren, verlof en andere urensoorten niet opnieuw handmatig over te nemen.
Uren controleren
Controleer kloktijden, verlof, toeslagen en afwijkingen.
Export naar AFAS
Maak een bestand dat in AFAS kan worden geimporteerd.
Praktische gegevensuitwisseling
Geen API-koppeling, wel een slimme AFAS-export
De uitwisseling tussen Klokin en AFAS verloopt via een export- en importbestand. Dat maakt de verwerking overzichtelijk, controleerbaar en betrouwbaar.
Registreren
Medewerkers registreren uren, verlof en andere gegevens in Klokin.
Berekenen
Klokin verwerkt kloktijden, pauzes, overuren en toeslagen.
Controleren
Controleer de urenstaat voordat de gegevens worden geexporteerd.
Importeren
Lees het door Klokin gemaakte exportbestand vervolgens in AFAS in.
Urenregistratie
Medewerkers registreren hun uren in Klokin
Klokin biedt verschillende manieren om gewerkte uren vast te leggen. Zo kies je per organisatie en medewerker de werkwijze die het beste past.
- Klokken via smartphone
- Klokken via een centraal inklokscherm
- Registreren met NFC-druppel of tag
- Uren invoeren via computer of tablet
- Uren registreren op projecten en afdelingen
Klokin verwerkt alle registraties tot een overzichtelijke urenstaat. Afwijkingen kunnen eerst worden gecontroleerd en gecorrigeerd voordat de export wordt gemaakt.
Urensoorten en looncomponenten
Exporteer verschillende soorten uren naar AFAS
Niet ieder gewerkt uur hoeft in AFAS op dezelfde manier te worden verwerkt.
Normale uren, overuren, verlofuren en toeslaguren kunnen in Klokin worden onderscheiden. In de export kunnen deze gegevens worden gekoppeld aan de codes die binnen de AFAS-inrichting worden gebruikt.
Voorbeeld export
40:00
Totaal te verwerken uren
Normale uren32:00
Overuren04:00
Verlof04:00
Medewerker registreert
De gewerkte uren worden vastgelegd in Klokin.
Uren worden gecontroleerd
Afwijkingen en ontbrekende registraties worden nagekeken.
Exportbestand wordt gemaakt
De gecontroleerde gegevens kunnen in AFAS worden ingelezen.
Verwerk gewerkte uren van oproepkrachten sneller
Voor oproepkrachten zijn de daadwerkelijk gewerkte uren vaak bepalend voor de salarisverwerking.
Deze medewerkers registreren hun uren in Klokin. Na controle worden de uren opgenomen in het exportbestand voor AFAS. Zo hoeft de salarisadministratie deze uren niet opnieuw handmatig in te voeren.
Eerst controleren
Controleer de uren voordat ze naar AFAS gaan
Een belangrijk voordeel van werken met een exportbestand is dat je zelf bepaalt welke gegevens worden geexporteerd en op welk moment dat gebeurt.
Urenstaat nakijken
Controleer of alle medewerkers hun uren hebben geregistreerd en of kloktijden, pauzes, verlof en verzuim correct zijn verwerkt.
Registratie → ControleBestand maken voor AFAS
Zodra de uren zijn goedgekeurd, maak je het exportbestand aan. Dit bestand kan vervolgens binnen AFAS worden geimporteerd.
Klokin → AFASPraktische verwerking
De salarisadministratie krijgt een gecontroleerd bestand met de afgesproken gegevens, urensoorten en codes.
Exportbestand
Praktijkvoorbeeld
Van verschillende uren naar een bruikbaar exportbestand
Een urenstaat kan uit meerdere soorten uren bestaan.
Klokin kan deze registraties uitsplitsen, zodat in de export duidelijk is welke uren normaal zijn gewerkt en welke uren bijvoorbeeld overuren, verlof of toeslaguren zijn.
De salarisadministratie hoeft de uren niet opnieuw uit te splitsen. Klokin bereidt de gegevens voor en zet de verschillende urensoorten overzichtelijk in het exportbestand.
Voorbeeld export
- Normale uren: gewerkt, 32 uur
- Overuren: extra gewerkt, 4 uur
- Verlof: vrije uren, 4 uur
Complete verwerking: 40 uur in exportbestand.
Het resultaat
Minder administratie en een snellere verwerking in AFAS
Minder invoer
Voer gewerkte uren niet opnieuw handmatig in AFAS in.
Snellere verwerking
Maak gecontroleerde gegevens sneller gereed voor de salarisadministratie.
Minder fouten
Verklein de kans op fouten door dubbel overtypen van uren en codes.
Duidelijke urensoorten
Maak onderscheid tussen normale uren, overuren, verlof en toeslagen.
Volledige controle
Bepaal zelf welke periode en welke gegevens worden geexporteerd.
Praktische uitwisseling
Gebruik een overzichtelijk exportbestand dat binnen AFAS kan worden verwerkt.
Gegevens in de export
Welke gegevens kunnen naar AFAS?
De precieze inhoud van het exportbestand hangt af van de inrichting en de gekozen export.
Onder andere de onderstaande gegevens kunnen onderdeel zijn van de uitwisseling.
| Gewerkte uren | Klokin → AFAS |
| Normale uren | Klokin → AFAS |
| Meeruren | Klokin → AFAS |
| Overuren | Klokin → AFAS |
| Toeslaguren | Klokin → AFAS |
| Verlofuren | Klokin → AFAS |
| Verzuimuren | Klokin → AFAS |
| Afdelingen | Afhankelijk van inrichting |
| Projecten | Afhankelijk van inrichting |
| Loon- en urencodes | Opgenomen in export |
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de AFAS-export
Nee. De uitwisseling verloopt via een exportbestand dat vervolgens binnen AFAS kan worden geimporteerd.
Nee. Klokin maakt een exportbestand aan waarmee de uren in AFAS kunnen worden verwerkt.
Ja. Overuren, toeslaguren en andere urensoorten kunnen in het exportbestand worden opgenomen.
Ja. De daadwerkelijk gewerkte uren van oproepkrachten kunnen onderdeel zijn van het exportbestand.
Ja. Verlof- en verzuimuren kunnen, afhankelijk van de inrichting, in de export worden opgenomen.
De export kan worden ingericht met de gegevens, urensoorten en codes die nodig zijn voor de gekozen verwerking binnen AFAS.
Registreer uren in Klokin en verwerk ze eenvoudig in AFAS
Voorkom dubbele invoer, controleer de uren voor verwerking en maak een exportbestand dat aansluit op de salarisadministratie in AFAS.