EENVOUDIG ALLE WERKTIJDEN BIJHOUDEN
Met een gedegen urenregistratie maak jij het jezelf gemakkelijk. Met Klokin houd je werktijden, pauzes en (optioneel) projecten of werkorders digitaal bij. Met overzichtelijke export- en Excel-rapportages weet je precies hoeveel werkuren er worden gemaakt en krijg je grip op personeelszaken.
HET BELANG VAN EEN GEDEGEN URENREGISTRATIE
Urenregistratie betekent het bijhouden en registreren van werktijden die door het personeel besteed worden aan werkzaamheden of werkopdrachten. Het heeft betrekking op het bijhouden van het aantal gewerkte uren op afdelingen, werkorders of projecten waaraan gewerkt is. Ook betekent urenregistratie het registreren van pauzes en afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekteverzuim of verlof.
Dankzij het gebruik van het kloksysteem van Klokin worden de gewerkte uren automatisch geregistreerd. Alle werktijden van de medewerkers worden bijgehouden in jouw account en zijn real-time inzichtelijk.
Niet alleen heb je op deze manier een naslagwerk van waar de werktijden op worden geregistreerd, tevens heb je een compleet overzicht van alle gewerkte tijden van personeel.
Je hebt de vrijheid om tijden toe te voegen, tijden te bewerken en te verwijderen. Op deze manier houd je controle over de volledige urenregistratie.
Wat veel ondernemers niet weten is dat het verplicht kan zijn om een gedegen urenregistratie te hebben. Het bijhouden van uren van personeel is in veel gevallen vereist. Wanneer je gewerkte tijden nog op papier bijhoudt, ontstaat er snel een administratieve last. Daarnaast is handmatige registratie foutgevoelig, wat kan leiden tot discussies met personeel. Met het urenregistratie systeem van Klokin behoren deze zaken tot het verleden:
We gaan hieronder verder in op de urenregistratie van Klokin.
Urenregistratie kan zo simpel of uitgebreid zijn als je zelf wilt. Bij Klokin begint het bij inklokken, maar daar stopt het niet. Medewerkers klokken op projecten, geven aan wat ze doen, pauzes worden automatisch verwerkt en kosten, toeslagen, vakantie en tijd-voor-tijd worden direct bijgewerkt.
Wil je eerst begrijpen hoe dit samenwerkt in de dagelijkse praktijk — zonder meteen alle functies door te spitten?
Met een deugdelijke urenregistratie heb je exact inzicht in hoeveel uren er binnen je bedrijf gewerkt worden en ook op welke afdelingen of projecten deze uren gemaakt worden.
Daarnaast worden onbetaalde en betaalde pauzes ook binnen de urenregistratie geregistreerd, zodat je omtrent pauzes correct kunt handelen conform Arbowetgeving.
Met het urenregistratiesysteem van Klokin heb je volledige controle. Je kunt tijden toevoegen, maar ook bestaande tijden aanpassen.
Tijden zijn ook toe te voegen wanneer een medewerker vergeet in te klokken. Is een medewerker vergeten uit te klokken, dan kan men deze tijd afsluiten,
of dit automatisch laten doen met de functie automatisch uitklokken. Hierbij wordt de tijd aangepast naar een zelf te bepalen aantal uren of op basis van de contracttijd die op die dag geldig is.
Er zijn binnen het systeem verschillende manieren voor het bijhouden van uren. Uren bijhouden kan via het kloksysteem (tablet of Klokin terminal met druppels).
Wil je liever geen hardware? Dan kun je ook inklokken via de app. Medewerkers kunnen via de smartphone inklokken en uitklokken. De uren worden geregistreerd en zijn direct inzichtelijk.
Hierbij is het mogelijk om een geolocatie-check te doen. Met plaatsbepaling in de app wordt gekeken of de medewerker in de buurt is van een toegestane locatie om de tijden te registreren.
Met de urenregistratie app heeft de medewerker ook direct inzicht in de gewerkte tijden. Tevens kan hij zijn tijd-voor-tijd saldo bijhouden en ook zien hoeveel vakantiedagen er nog beschikbaar zijn.
Op deze manier wordt de HR-afdeling aanzienlijk ontlast, omdat personeel niet voortdurend hoeft te vragen hoeveel vakantiedagen of tijd-voor-tijd er nog op te nemen is.
Wordt er binnen je organisatie nog handmatig data overgezet naar andere systemen? Dat is niet langer nodig. Met de koppelingen binnen de urenregistratie van Klokin kun je data automatisch koppelen met
andere systemen, zoals bijvoorbeeld een extern boekhoudprogramma of loonadministratie. Veelgebruikte systemen zijn bijvoorbeeld Visma Nmbrs, Exact, AFAS, maar ook vele andere systemen zijn eenvoudig te koppelen via de
beschikbare API.
Binnen de API van Klokin zijn er diverse functies, zodat je zelf kunt bepalen welke informatie je door wilt zetten. Zo is het mogelijk om ruwe klokdata (alle losse gewerkte tijden per medewerker per dag)
1 op 1 door te zetten naar je boekhoudprogramma ten behoeve van de loonadministratie. Het is ook mogelijk om alleen de totale werktijd per medewerker door te sturen, bijvoorbeeld het totaal aantal uren in de betreffende
verloningsperiode.
VEELGESTELDE VRAGEN
Jazeker, middels onze klokschermen kunt u naast het registreren van de werktijd van de medewerker ook de tijd registreren op projecten of werkorders. Via het klokscherm kan een medewerker ook wisselen van project of werkorder om zo de exacte werktijd inzichtelijk te maken per project of werkorder. Zo maken we projectbeheer eenvoudig.
Jazeker, met Klokin kun je 3 lagen diep de uren registreren, dus ook welke bewerking er plaatsvindt op een werkorder of project. De bewerkingen kun je ingeven in het Klokin Portaal en per medewerker toewijzen. In de praktijk: de medewerker klokt in, kiest vervolgens een project of werkorder en kiest tot slot de bewerking (bijv. lassen, frezen, schilderen, schoonmaak, opruimen, etc.). De urenregistratie vindt dan plaats op alle 3 de niveaus.
Alle data is real-time inzichtelijk in het Klokin Portaal. Daarnaast biedt Klokin diverse managementrapportages aan in Excel. Tevens is alle data benaderbaar via onze API en zo kan men deze data gebruiken om te koppelen met andere systemen of te importeren in management tools voor projectbeheer zoals bijvoorbeeld Power BI.
Ja, ondernemingen zijn verplicht om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd. Dat is nodig om per dag en per week het gewerkte aantal uren inclusief overwerk te registreren en om te controleren of de minimale rusttijden / pauzes in acht zijn genomen. Dit oordeelt het Europees Hof van Justitie.
De Belastingdienst stelt vast dat de bewaartermijn 7 jaar is. Urenregistratie is onderdeel van de administratie en werktijden van medewerkers dien je dus 7 jaar te bewaren. Personeel dat uit dienst is hoef je niet in Klokin te laten staan, want je kunt middels de Excel rapportage alle werktijden exporteren en lokaal op jouw bedrijfsnetwerk bewaren. Hierdoor heb je altijd een naslagwerk beschikbaar in Excel.
Nee, in de gehele EU is het verboden om medewerkers middels een vingerscan of vingerafdruk te laten inklokken en uitklokken. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat biometrische gegevens hiervoor niet gebruikt mogen worden binnen het bedrijfsleven. Wij vernemen vaak dat dit bij veel bedrijven niet bekend is en men loopt het risico op aanzienlijke boetes indien er toch gebruik wordt gemaakt van een vingerafdruk. Klokin biedt dit dan ook niet aan. Men dient uren te registreren middels touchscreen (met optionele pincode), via een druppel of mobiel klokken met een smartphone.
Bij Klokin betaalt u alleen voor wat u gebruikt. Het basisabonnement kost 1 euro per maand met een minimum van € 25,-. Wilt u klokken met druppels of gebruik maken van de WebApp (eventueel met inklokken via GPS plaatsbepaling)? Dan kunt u uw pakket uitbreiden met deze opties, welke maandelijks achteraf berekend worden op basis van werkelijk verbruik. Zo betaalt u nooit te veel!
MAATWERK
Heeft jouw organisatie behoefte aan een stukje maatwerk, bijvoorbeeld in de vorm van een aangepaste export welke direct te koppelen is met een intern of extern systeem? Ook dat is mogelijk.
In veel gevallen is dat een oplossing op een specifiek vraagstuk waarbij er geen 1 op 1 koppeling mogelijk is. Dit kan het geval zijn indien er afwijkende eisen zijn binnen de urenregistratie.
Neem gerust contact op indien er hiervoor specifieke vragen zijn. Klokin helpt u graag verder naar de perfecte urenregistratie oplossing.
