Het gebeurt weleens: een medewerker is vergeten om in te klokken of vergeten om uit te klokken en de geregistreerde tijd moet worden afgesloten of nog worden ingevoerd. Om dit proces zo snel en foutloos mogelijk uit te voeren kan je binnen het systeem van Klokin gebruik maken van tijdsverzoeken sturen. Een medewerker kan dan via zijn of haar eigen omgeving een tijdverzoek sturen aan de beheerder of de afdelingchef / manager met de daadwerkelijke begin en eindtijd van de gewerkte dienst.
In de WebApp selecteert de medewerker de dag waarop het tijdverzoek betrekking heeft. Het systeem haalt vervolgens de eventuele diensten op die op die dag gewerkt zijn. De medewerker kan nu de eventuele dienst selecteren waarop het verzoek betrekking heeft en een begin tijd en een eindtijd opgeven. Tevens moet er een opmerking of reden worden opgegeven zodat de beheerder of manager die het verzoek moet behandelen weet waar het tijdverzoek precies over gaat.
Nadat het tijdverzoek is verzonden richting de verantwoordelijke persoon ziet de medewerker zelf het verzoek in de lijst met tijdsverzoeken verschijnen. In deze lijst zie hij of zij alle reeds gedane tijdsverzoeken staan en er staat netjes aangegeven of het verzoek is goedgekeurd of is afgekeurd en eventueel in een terugkoppeling wat de reden is.
De beheerder ziet het verzoek direct binnenkomen op zijn dashboard. Met een simpele klik verschijnen het tijdverzoek en de eventueel reeds geklokte werktijden van die dag in beeld. Nú is het mogelijk om deze tijden aan te passen, gedeeltelijk of helemaal te verwijderen en het tijdverzoek in te voeren. Zodra je op goedkeuren klikt, worden deze tijden in het systeem ingevoerd.
Klopt de informatie van de medewerker niet? Dan kun je het tijdverzoek ook afkeuren. Je kan hier eventueel een terugkoppeling geven over de reden van deze afwijzing.
